نحوه صدور فاکتور فروش در سپیدار در سیستم مشتریان و فروش :

فاکتور :

فاكتور ، سندی است كه به موجب آن فروش كالاها يا ارائه خدماتی به مشتری و خريدار آن كالا يا خدمت قطعی ميشود .

با ورود و ثبت اطلاعات فاكتور ، موارد و امكانات زير در اختيار ما قرار ميگيرد :

1.  امكان صدور سند حسابداری اتوماتيک بر مبنای فاكتور فروش .
2. امكان صدور خروجی انبار اتوماتيک بر مبنای فاكتور فروش .
3. امكان صدور فاكتور برگشت فروش بر مبنای فاكتور فروش .
4.  امكان كنترل خروجی های انبار صادر شده بر اساس يک فاكتور و تعداد خارج شده .
5. امكان كنترل فاكتورهای خارج نشده از انبار .
6. امكان كنترل فاكتورهای صادر شده بر اساس يک پيش فاكتور و تعداد فاكتور شده .

1 – صدور فاکتور فروش در سپیدار در سیستم مشتریان و فروش :

پس از ورود به سيستم در منوی سمت راست ، وارد قسمت مشتريان و فروش شده و در قسمت عمليات روی گزينه ” فاكتور فروش جديد” كليک می كنیم .

1- اگر ما از قبل پیش فاکتوری برای طرف حسابمان تعریف کرده باشیم پیش فاکتورمان را انتخاب میکنیم که اطلاعات از طریق پیش فاکتور خوانده شود و روی فاکتور ثبت شود.

و اگر هم پیش فاکتور نداشته باشیم شروع به ثبت اطلاعات میکنیم.

2 – در قسمت مشتری میتوانیم طرف حساب هایی که به عنوان مشتری از قبل تعریف کرده بودیم را انتخاب کنیم و اگر طرف حسابی را که از قبل تعریف نشده و میخواهیم به تازگی در سیستم تعریف و ثبت نماییم میتوانیم در همان جا کلیک راست کنیم و گزینه جدید را انتخاب نماییم و شروع به تعریف حساب جدید نماییم.

3 – در بخش بعد نوع فروش مد نظرمان را انتخاب میکنیم که در این قسمت میتوانیم همه ی فهرستی از نوع فروش هایی که از قبل در سیستم تعریف شده را ببینیم و اگر نوع فروش جدیدی را در نظر داریم ثبت کنیم میتوانیم در همان جا راست کلیک کرده و گزینه جدید را انتخاب نماییم.

4 – در بخش آدرس، آدرسی که برای مشتری در تعریف طرف حساب ثبت شده بود در این قسمت نشان داده میشود.

5 – در بخش شماره و تاریخ، شماره و تاریخ فاکتورمان را ثبت میکنیم.

6 – گزینه معین حسابی است كه هنگام صدور سند حسابداری فروش مبلغ بدهی مشتری در آن حساب درج ميشود . گزينه “معين” به صورت پيش فرض با حساب تعيين شده در قسمت تنظيمات مشتريان و فروش برای حساب دريافتنی پر میشود و ميتوانیم آن را تغيير دهيم.

7 – در سيستم امكان صدور اسناد فروش هم به ارز پايه و هم به ساير ارزها وجود دارد . در قسمت “ارز” به صورت پيش فرض ارز پايه سيستم نمايش داده ميشود و در صورت نياز ميتوانيم آن را تغيير دهيم و در صورت انتخاب هر ارزی به جز ارز پايه ، گزينه فعال میشود نرخ فعال میشود.

8 – در قسمت اقلام فاكتور ، درج حداقل يک قلم برای فاكتور اجباری است و امكان ثبت بدون قلم وجود ندارد .
باید دقت داشته باشیم كه تمامی اطلاعات وارد شده برای اسناد فروش بر اساس ارز انتخاب شده در اين قسمت خواهد بود و در صورت تغيير ارز در اين قسمت ، هیچ یک از اطلاعات اسناد فروش به ارز پايه وارد نخواهد شد .

9 – سند حسابداری اسناد فروش تحت هر شرايطی با ارز پايه سيستم صادر ميشود و در صورت تغيير ارز در بالای فرم ، اطلاعات وارد شده در قسمت ارزی سند درج خواهد شد .

10 – قبل از اضافه كردن قلم به فاكتور فروش ، بايد ارز مرتبط با اين فاكتور فروش را در بالای فرم را انتخاب كرده باشیم . و همچنين باید دقت داشته باشیم  كه از ورود اطلاعات اقلام ، امكان تغيير ارز انتخاب شده برای فاكتور فروش وجود ندارد و در صورت نيار ابتدا بايد اقلام وارد شده را حذف كرد .

در قسمت اقلام فاكتور فروش ، درج حداقل يک قلم برای فاكتور فروش اجباری است و امكان ثبت فاكتور فروش بدون قلم وجود ندارد .

برای اضافه كردن قلم به فاكتور فروش ، كليد ( + ) را در پایین فرم میزنیم و همچنين برای حذف يک قلم ميتوانیم از كليد ( * ) استفاده كنیم . برای هر يک اقلام از فاكتور فروش ، ورود اطلاعات “كد” ، “انبار”، “مقدار واحد اصلی” ، “فی” ، “كل” و “خالص” اجباری است .

11 – برای انتخاب كالا يا خدمت ، در جدول اقلام در گزينه “كد” ، كد كالا يا خدمت مورد نظر را تايپ میكنیم و كليد Enter يا Tab را میزنیم و در صورتی كه كد وارد شده صحيح باشد ، نام كالا يا خدمت نمايش داده ميشود . در اين ليست ، كالاها و خدماتی نمايش داده ميشوند كه در تعريف كالا و خدمت ، گزينه “قابل فروش” برای آنها فعال باشد.

12 – در صورتی كه در تعريف كالا برای كالای انتخاب شده گزينه رديابی فعال شده باشد ، ورود اطلاعات “رديابی” اجباری است . در قسمت “رديابی” از ليست رديابی هایی كه قبلا وارد شده ، يكی را انتخاب میکنیم .

13 – در گزينه “انبار” ، انباری كه قرار است كالا از آن خارج شده و به مشتری تحويل داده شود را انتخاب می نماییم  و در ليست انبار ها ، انبارهايی نمايش داده میشوند كه در تعريف كالا به عنوان انبار مرتبط با كالای انتخاب شده مشخص شده باشند .

گزينه انبار فقط برای كالاها قابل انتخاب است و برای خدمات نمیتوان انبار انتخاب كرد .

14 – در گزينه “مقدار اصلی” ، مقدار كالا يا خدمت انتخاب شده را به واحد اصلی را وارد میکنیم و “مقدار اصلی” را تا سه رقم اعشاری ميتوانیم درج كنیم.

15 – در صورتيكه در تعريف كالا برای كالای انتخاب شده واحد فرعی تعريف شده باشد ، ورود اطلاعات “واحد فرعی” اجباری است .

اگر كالای انتخاب شده واحد فرعی نسبت ثابت داشته باشد با ورود يكی از گزينه های “مقدار اصلی” يا “مقدار فرعی” ، ديگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن كالا به صورت اتوماتيک محاسبه ميشود و با تغيير يكی ، ديگری هم تغيير ميكند به گونه ای كه همواره نسبت تعيين شده بين اين دو عدد بر قرار باشد .

اگر كالای انتخاب شده واحد فرعی نسبت متغير داشته باشد با ورود يكی از گزينه های “مقدار اصلی” يا “مقدار فرعی” ، ديگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن كالا به صورت اتوماتيک محاسبه ميشود ولی پس از آن با تغيير يكی ، ديگری تغيير نميكند به گونه ای كه لزوما نسبت تعيين شده بين اين دو عدد بر قرار نخواهد بود .

16 – اطلاعات گزينه “فی” يا “كل” را بر اساس ارز انتخاب شده در بالای فرم فاكتور فروش وارد میكنیم .

اگر در اعلاميه قيمت برای كالا يا خدمت انتخاب شده در فاكتور فروش با نوع فروش انتخاب شده در بالای فاكتور فروش و ارز انتخاب شده در بالای فاكتور فروش اطلاعاتي تعريف شده باشد ، فی از اعلاميه قيمت به فاكتور فروش منتقل ميشود و ما ميتوانیم آن را در صورت نياز تغییر دهیم.

17 – اطلاعات “تخفيف” داده شده برای هر قلم را به ارز پايه در نوار پايين وارد میكنیم .

توجه :

باید توجه داشته باشیم كه روی هر قلمی كه قرار بگيریم ، اطلاعات آن قلم در اين نوار نمايش داده ميشود و اطلاعاتی كه وارد ميكنیم برای همين قلم ثبت ميشود . بنابراين اگر تخفيف برای كل فاكتور فروش داده شده است بايد توسط ما بين اقلام مختلف تسهيم شود .

18 – اطلاعات “ماليات” و “عوارض” بر اساس نرخ ماليات و نرخ عوارض تعيين شده در تنظيمات عمومی محاسبه ميشود و در نوار پايين نمايش داده ميشود .

باید توجه داشته باشیم كه روی هر قلمی كه قرار بگيریم ، اطلاعات آن قلم در اين نوار نمايش داده ميشود و ميتوانیم اطلاعات محاسبه شده برای آن قلم را ويرايش كنیم .

محاسبه ماليات و عوارض بر اساس مبلغ “كل” قلم به علاوه “اضافات” منهای مبلغ “تخفيف” قلم محاسبه میشود و محاسبه ماليات و عوارض برای كالاها و خدماتی كه در تعريف كالا و خدمت گزينه “معاف از ماليات و عوارض” برای آنها فعال شده باشد انجام نميشود .

اطلاعات “تخفيف کلی” داده شده برای هر قلم را به ارز پايه در نوار پايين وارد میکنیم. و تخفیف کلی را که قصد داریم بر روی پیش فاکتور بدهیم را با قرار گرفتن بر روی تخفیف کلی به درصد وارد میکنیم .

19 – از گزینه “حذف همه تخفیف ها” می توان برای حذف همه تخفیفات وارد شده در فاکتور استفاده کرد.

20 – برای ورود اطلاعات سریال کالا کلید سریال در سمت چپ پایین فرم را زده که براساس آن میتوان سریال ها را برای کالاهایی که دارای تیک “کالای سریالی” هستند در فرم فاکتور فروش وارد نمود .

سریال ها میتوانند تکراری باشند و برای آنها هیچ کنترل موجودی صورت نمیگیرد تنها کنترلی که انجام میشود این است که تعداد قلم کالا باید با تعداد سریال یکسان باشد.

کالاهایی که دارای تیک “کالای سریالی” هستند را میتوان در فرم “فاکتور فروش” برای آنها سریال وارد نمود.و در صورتی که بر مبنای فاکتور فروش خروج انبار زده شود تمامی سریال ها از فاکتور فروش به خروج انبار منتقل میشود.

2 – ورود اطلاعات واسط فروش و پورسانت :

در صورتی كه برای فروشی كه انجام شده از واسط فروش استفاده شده و بايد پورسانت پرداخت شود ، ميتوانیم اطلاعات واسط و مبلغ پورسانت فروش را در صفحه واسط درج كنيم .

جهت ورود اطلاعات واسط و پورسانت ، موارد و نكات زير را باید در نظر داشته باشیم :

1 – براي اضافه كردن واسط به فاكتور فروش ، كليد ( + ) در پایین فرم را میزنیم و همچنين برای حذف يک واسط ميتوانیم از كليد ( * ) استفاده كنیم .

2 – در ليست واسط ها ، طرف حساب های فعالی نمايش داده ميشوند كه گزينه واسط آنها فعال باشد . پس از انتخاب واسط ، اگر در تعريف طرف حساب برای واسط نرخی تعيين شده باشد ، مبلغ پورسانت بر اساس آن نرخ حساب ميشود و ما ميتوانیم آن را تغيير دهیم و به همراه سند حسابداري فروش ، اطلاعات پورسانت هم ارسال خواهد شد .