آموزش سیستم دریافت و پرداخت سپیدار

1 – رسيد دريافت در سیستم دریافت و پرداخت سپیدار :

شركت ها طی دوره مالی با توجه به عمليات تجاری يا غير تجاری مختلفی كه انجام می دهند ، اقدام به دريافت وجوه ، چک و غيره می نمايند .

عمليات دريافت يكی از فعاليت های اصلی حسابداری وجوه نقد ، مستلزم كنترل داخلی و ثبت به موقع و به روز جهت گزارش گيری و اتخاذ تصميمات آتی می باشد .

در فرم رسيد دريافت سپیدار امكان ثبت رسيد های دريافت وجه نقد ، چک ، حواله و كارت خوان با انواع دريافت های مختلف ” دريافت از مشتری” ، “دريافت از تامين كننده” ، “ساير دريافت ها” و “تضمين” وجود دارد .

و شما به راحتی مي توانيد در اين فرم با توجه به نوع دريافتی كه انجام می دهيد ، عمليات مربوطه را ثبت نموده و سند حسابداری آن را به سيستم حسابداری ارسال نماييد .

در رسيد دريافت علاوه بر ثبت اقلام رسيد به تفكيک نوع قلم دريافتd ، امكان دريافت به صورت كلی ( كليه اقلام در يک رسيد ) وجود دارد .

شما می توانيد چند نوع قلم دريافتی مانند : وجه نقد ، چک ، حواله و … را در يک رسيد دريافت ثبت نماييد .

2 – رسيد دريافت چک :

پس از ورود به سيستم در منوی سمت راست ، وارد قسمت عمليات شده و در قسمت عمليات روی گزينه “رسيد دريافت جديد” كليک كنيد .

فرمی كه در اختيار شما قرار ميگيرد ، در صفحه اطلاعات اصلی ، اطلاعات مورد نياز را وارد كنيد.

جهت ورود اطلاعات رسيد دريافت چک ، موارد و نكات زير را باید در نظر داشته باشیم :

1 – در صورتيكه برای كاربر ، حقوق دسترسی رسيد دريافت چک تعريف شده باشد ، كاربر می تواند اقدام به ورود اطلاعات رسيد دريافت نمايد .

2 – انتخاب “نوع” اجباری است . در رسيد دريافت ، چهار نوع دريافت وجود دارد كه عبارت است از : “دريافت از مشتری” ، “دريافت از تامين كننده” ، “ساير دريافت ها” و “تضمين” .

می توانيم با توجه به نوع دريافت چكی كه انجام می دهيم ، يكی از انواع دريافت را انتخاب نموده و به تكميل اطلاعات فرم رسيد ادامه بدهیم.

3 – انتخاب “طرف مقابل” اجباری است . با توجه به نوع دريافت انتخابی ،  مي توانیم از ليست طرف مقابل ، طرف مقابل مد نظرمان را انتخاب نماييم .

توجه داشته باشید كه اگر در نوع دريافت “دريافت از مشتری” را انتخاب نموده باشیم ، ليست طرف مقابل ، تنها ليست مشتريان را نمايش خواهد داد و همچنين اگر در نوع دريافت “دريافت از تامين كننده” انتخاب نموده باشيم ، ليست طرف مقابل ، تنها ليست تامين كنندگان را نمايش خواهد داد .

با انتخاب نوع “ساير دريافت ها” و “تضمين” ، ليست طرف مقابل شامل تمامی انواع تفصيلی ها خواهد بود و می توانیم يكی از تفصيلی ها را به عنوان طرف مقابل انتخاب نماييم .

4 – ورود “شماره” رسيد اجباری است . در صورتی كه در “قسمت تنظيمات/روش شماره گذاری رسيد دريافت” را به صورت دستی انتخاب كرده باشيم ، شماره رسيد فعال بوده و شما مي توانيم شماره را به صورت دستی وارد نماييم.

و در صورت وارد ننمودن شماره ، هنگام ذخيره رسيد دريافت ، خود سيستم به صورت خودكار به رسيد ذخيره شده ، شماره اختصاص خواهد داد.

ولی در صورتی كه در “قسمت تنظيمات/روش شماره گذاری رسيد دريافت” را به صورت خودكار انتخاب كرده باشيم ، شماره رسيد فعال نبوده و خود سيستم به صورت خودكار به رسيد ذخيره شده ، شماره اختصاص خواهد داد.

5 – ورود “تاريخ” اجباری است . سيستم به صورت پيش فرض “تاريخ” را با تاريخ روز نمايش می دهد . ما مي توانيم با زدن كليد تاريخ را خالی نموده و تاريخ را به صورت دستی وارد نماييم و يا با زدن كليد “تاريخ” با تاريخ روز پر خواهد شد .

6 – انتخاب “معين” اجباری است . معين انتخابی ، سمت بستانكار سند رسيد دريافت خواهد بود .

در صورتی كه در “قسمت تنظيمات/تنظيمات نرم افزار مشتريان وفروش” معين های مربوط به حساب های فروش به درستی ارتباط داده شده باشد ، با انتخاب “نوع دريافت از مشتری” ، سيستم به صورت پيش فرض ، معين مربوط به حساب های دريافتنی را نمايش خواهد داد .

همچنين در صورتی كه در “قسمت تنظيمات/تنظيمات نرم افزار تامين كنندگان و خريد” معين های مربوط به حسابداری انبار به درستی ارتباط داده شده باشد ، با انتخاب “نوع دريافت از تامين كنندگان” ، سيستم به صورت پيش فرض ، معين مربوط به حساب های پرداختنی را نمايش خواهد داد.

و ما مي توانیم درصورت نياز معين مربوطه را تغيير دهيم . ولی با انتخاب نوع دريافت “ساير دريافت ها” و “تضمين” حساب معين خالی بوده و ما مي توانيم معين مورد نظرمان را از سلكتور معين انتخاب نماييم .

7 – هنگام استقرار سيستم ، لازم است آن دسته از چک های دريافتی كه در زمان شروع به كار سيستم ، هنوز وصول يا نقد نشده اند يا واخواست شده اند ، جمع آوری كرده و به صورت چک های زمان استقرار وارد سيستم نماييم .

برای اين كار ، در بالای فرم رسيد دريافت ، تيک استقرار را زده و اطلاعات فرم را وارد می نماييم .

8 – انتخاب “ارز” اجباری است و سيستم به صورت پيش فرض ارز پايه را نمايش می دهد .

9 – انتخاب “صندوق” اجباری است و سيستم به صورت پيش فرض ، آخرين صندوق مورد استفاده در رسيد دريافت قبلی را نمايش می دهد و ما می توانيم صندوق مورد نظر خود را از سلكتور صندوق انتخاب نماييم .

لازم به ذكر است كه با انتخاب هر نوع ارزی ، تنها صندوق های معرفی شده با آن نوع ارز در سلكتور “صندوق” نمايش داده خواهد شد .

10 – وارد نمودن “شرح” رسيد اجباری است . همچنين در صورتی كه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده می كنيم ، می توانيم در قسمت “شرح (2)” شرح مورد نظر را وارد كنيم .

11 – بر روی صفحه چک كليک نموده و با زدن كليد پايين فرم ، ( + ) اقدام به ورود اطلاعات قلم چک نماييم . و همچنين با زدن كليد ( * ) می توانيم قلم چک مربوطه را حذف نماييم .

12 – اطلاعات قلم چک شامل : “شماره چک” ، “شماره پشت نمره” ، “مبلغ چک” ، “تاريخ چک” ، “بانک” ، “كد شعبه” ، “شعبه” ، “شماره حساب” ، “شرح” و “شرح (2) _در صورت استفاده از امكانات زبان دوم درسيستم” می باشد .

13 – سيستم به صورت پيش فرض شرح قلم چک را با شرح رسيد و در صورت استفاده از امكانات زبان دوم درسيستم ، شرح (2) قلم چک را با شرح (2) رسيد پر خواهد كرد و ما مي توانيم ، در صورت نياز آن را تغيير دهيم

14 – اگر نوع دريافت را “دريافت از مشتری” و يا “دريافت از تامين كننده” انتخاب نموده باشيم ؛ در پايين فرم ، تخفيف فعال شده و ما مي توانيم در صورت وجود تخفيف در زمان دريافت ، تخفيف مورد نظر را وارد نماييم . در اين صورت مبلغ تخفيف به مبلغ دريافت اضافه شده و جمع كل دريافت را تشكيل می دهد .

3 – صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک :

در مورد صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک ، موارد زير را باید در نظر داشته باشيم :

1 – برای صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک ، بايد اطلاعات همه اقلام رسيد مورد نظر تكميل شده باشد.

2 – برای صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک ، بايد اطلاعات حساب معين در بالای فرم رسيد دريافت چک و اطلاعات حساب های معين در تنظيمات سيستم عمليات بانكی تعريف شده باشند.

3 – در صورتيكه در تنظيمات سيستم عمليات بانكي ، گزينه “صدور خودكار سند حسابداری رسيد دريافت” فعال شده باشد ، به محض ثبت رسيد دريافت چک ، سند حسابداری آن نيز صادر خواهد شد .

4 – برای هر رسيد دريافت چک ، امكان صدور بيش از يک سند حسابداری وجود ندارد و همه اطلاعات يک رسيد دريافت چک در يک سند حسابداری ثبت ميشود .

5 – در رسيد دريافت چک در صفحه اسناد مرتبط ، ميتوانيم مشخصات سند حسابداری صادر شده برای رسيد دريافت چک را مشاهده كنيم .

6 – در صورتيكه در تنظيمات سيستم عمليات بانكي ، گزينه “صدور خودكار سند حسابداری رسيد دريافت” فعال شده باشد ، وقتي كليد ثبت رسيد دريافت چک را ميزنيم ، سند حسابداری صادر خواهد شد .

در صورتيكه به هر دليلي سند حسابداری قابل ثبت نباشد ، رسيد دريافت ذخيره خواهد شد ولی سند حسابداری برای آن صادر نميشود و بعدا پس از رفع مشكلات ، سند حسابداری آن را صادر میکنیم .

7 – پس از ثبت سند حسابداری يک رسيد ، امكان انجام تغييرات در آن تا زمان حذف سند حسابداری مربوطه وجود ندارد.

8 – برای صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک از مشتری ، از حساب های زير استفاده ميشود :

حساب معين اسناد نزد صندوق : حساب معين تعيين شده در تنظيمات عمليات بانكی براي اسناد نزد صندوق

حساب معين حساب های دريافتنی : حساب معين تعيين شده در بالای فرم رسيد دريافت چک

حساب معين تخفيفات : حساب معين تعيين شده در تنظيمات مشتريان و فروش برای تخفيفات نقدی فروش

9 – براي صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک از تامين كننده ، از حساب های زير استفاده ميشود :

حساب معين اسناد نزد صندوق : حساب معين تعيين شده در تنظيمات عمليات بانكی برای اسناد نزد صندوق

حساب معين حساب های دريافتنی : حساب معين تعيين شده در بالای فرم رسيد دريافت چک

حساب معين تخفيفات : حساب معين تعيين شده در تنظيمات تامين كنندگان و خريد برای تخفيفات نقدی خريد

10 –  برای صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک از ساير ، از حساب های زير استفاده ميشود :

حساب معين اسناد نزد صندوق : حساب معين تعيين شده در تنظيمات عمليات بانكی برای اسناد نزد صندوق

حساب معين پيش پرداخت ( يا هر معين ديگر ) : حساب معين تعيين شده در بالای فرم رسيد دريافت چک

11 – براي صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک تضمين ، از حساب های زير استفاده ميشود :

حساب معين طرف حساب انتظامی : حساب معين تعيين شده در تنظيمات عمليات بانكی برای طرف حساب انتظامی

حساب معين حساب های انتظامی : حساب معين تعيين شده در بالای فرم رسيد دريافت چک

4 – رسيد دريافت وجه نقد :

برای ثبت رسيد دريافت وجه نقد ، اطلاعات بالای فرم رسيد دريافت را مانند رسيد دريافت چک تكميل و تنها تفاوت آن با رسيد دريافت چک در اين است كه در بالای فرم ، مبلغ نقد دريافتي را وارد نموده و اطلاعات را ثبت مي نماييم .

5 – صدور سند حسابداری رسيد دريافت وجه نقد :

برای صدور سند حسابداری رسيد دريافت وجه نقد ، از حساب های زير استفاده ميشود :

حساب معين موجودی صندوق : حساب معين تعيين شده در تنظيمات عمليات بانكی برای موجودی صندوق

حساب معين : حساب معين تعيين شده در بالای فرم رسيد دريافت وجه نقد

حساب معين تخفيفات : حساب معين تعيين شده در تنظيمات مشتريان و فروش برای تخفيفات نقدی فروش

حساب معين تخفيفات : حساب معين تعيين شده در تامين كنندگان و خريد برای تخفيفات نقدی خريد

6 – رسيد دريافت حواله :

برای ثبت رسيد دريافت حواله ، اطلاعات بالای فرم رسيد دريافت را مانند رسيد دريافت چک تكميل و تفاوت آن با رسيد دريافت چک در اين است كه در بالای فرم ، نيازي به انتخاب صندوق نبوده و اطلاعات پنجره حواله را مطابق شكل زير تكميل و اطلاعات را ثبت مي نماييم .

7 – رسيد دريافت كارت خوان :

برای ثبت رسيد دريافت كارت خوان ، اطلاعات بالای فرم رسيد دريافت را مانند رسيد دريافت چک تكميل و تفاوت آن با رسيد دريافت چک در اين است كه در بالای فرم ، نيازی به انتخاب صندوق نبوده و اطلاعات پنجره كارت خوان را مطابق شكل زير تكميل و اطلاعات را ثبت مي نماييم .

8 – ليست رسيد های دريافت :

برای مشاهده ليست رسيد های دريافت ، از سمت راست سیستم وارد قسمت دریافت و پرداخت شده و در قسمت فهرست روی گزينه “رسيد های دريافت” كليک می كنيم .

توجه :

در صورت نياز به حذف اطلاعات رسيد دريافت ثبت شده ، از ليست رسيدهای دريافت ، مورد يا موارد مورد نظر را انتخاب كرده و در قسمت كليد حذف ( * ) را بزنيد يا از Ctrl+D استفاده كنيد .

با حذف رسيد دريافت، سند حسابداری مرتبط با آن نيز حذف خواهد شد در نتيجه در صورتی كه سند حسابداری يک رسيد دريافت به هر دليلی قابل حذف نباشد ، آن رسيد هم قابل حذف نخواهد بود .