حسابداری وجوه نقد

حسابداری عملیات نقدی واحدهای تجاری شامل 3 حساب به شرح زیر میباشد:

1.  صندوق
2. تنخواه گردان
3. حساب های بانک

1 – صندوق

در شرکت هایی که برخی از عملیات دریافت و پرداخت آنها به صورت نقد میباشد و حسابی تحت عنوان صـندوق در دفـاتر افتتـاح و عملیـات دریافت و پرداخت از طریق این حساب صورت میگیرد.

در نتیجه وجوه نقدی که برای مصرف جهت صندوق از بانـک گرفته میشود، به حساب بدهکار صندوق و پرداخت هایی که از صندوق صـورت مـی گیـرد بـه بستانکار حساب صندوق منظور میشود.

جهت کنتـرل عملیـات صـندوق در پایـان هـر روز موجـودی صندوق شمارش میشود و باقیمانده حساب صندوق طبق دفاتر مطابقت داده میشود.

چنانچه موجودی صندوق کسری و یـا اضـافه داشـته باشد و این مبلغ با اهمیت باشد حتما باید بررسی شود و دلایل آن روشن شود.

اما چنانچه تفاوت کم اهمیت باشد در حسابی به نام اضافه و کسری صندوق ثبت میشود. در پایان سال مالی حساب مانده اضافه و کسری صندوق به عنوان سایر درآمدها و هزینه های غیر عملیاتی در صورت سود و زیان گزارش میشود.

ثبت برای بستن حساب کسری و اضافه صندوق:

بدهکار                         سایر هزینه های غیر عملیاتی &&&

بستانکار                                                            اضافه و کسری صندوق &&&

نکته :

در برخی از شرکت ها مبلغی به عنوان فوق العاده کسری صندوق به صندوقدار پرداخت میشود. در این حالت صندوقدار مسئول جبران کسری صندوق بوده و بابت اضافه و کسری صندوق هیچ گونه ثبتی در دفاتر صورت نمیگیرد.

2 – تنخواه گردان:

با توجه به اینکه مؤسسات تجاری نمیتوانند برای همه هزینه ها مخصوصاً هزینه های جزئی چک از طریـق بانـک صـادر کننـد، در نتیجـه وجوهی به عنوان تنخواه در اختیار فرد یا افرادی قرار می دهند تا از محل آن هزینه های جزئی و مستمر (مثل هزینه ایاب و ذهاب، هزینه های پستی ، ملزومات دفتری و غیره) پرداخت نماید.

مانده حساب تنخواه گـردان در پایـان سـال مـالی باید تسویه شود. این تسویه ممکن است به صورت تحویل اسناد هزینه و مانده تنخواه گردان باشد.

3 – حساب های بانکی:

واحدهای تجاری به دلیل مختلف که بهترین آن کنترل و محافظت از پول باشد، ترجیح میدهند که موجودی نقـد خـود را نـزد بانـک هـا نگهداری کنند و دریافت ها و پرداخت های عمده خود را از طریق سیستم بانک انجام دهند.

بدین منظور یک یا چند حساب جاری نزد بانک افتتاح کرده و دریافت ها و پرداخت های خود را از طریق بانک انجام میدهند.

شرکتها در پایان هر ماه گزارشی حاوی کلیه عملیات مربوطه به حساب جاری را از بانک دریافت میکند که به این گزارش صورت حساب بانکی میگویند.

پس از دریافت صورت حساب بانکی مانده حساب بانک با مانده حساب دفاتر شرکت مطابقت داده میشود. چنانچـه مانـده حساب ها و یا گردش حساب ها دارای اختلاف و مغایرت باشد، گزارشی تحت عنوان صورت مغایرت بانکی توسط شرکت ها تهیه میشود.

اختلاف بین دفاتر شرکت و صورت حساب ارسالی از بانک:

این اختلاف به 2 دسته تقسیم میشود:

1 –  عملیاتی که در دفاتر شرکت انجام شده ولی هنوز در صورت حساب بانک ثبت نشده که به شرح زیر میباشد:

• چک های معوق:

به چک هایی می گویند که شرکت صادر کرده و به اشخاص ذی نفع تسلیم کرده و در دفاتر شرکت نیز ثبت شده ولی دارندگان این چک ها هنوز به بانک مراجعه نکرده اند و لذا در صورت حساب بانک هیچ گونه ثبتی صورت نگرفته است. این چک ها باید تحـت عنـوان چک معوق از صورت حساب بانک کسر شود.

• چک های لاوصول:

شرکت ها میتوانند چک ها، سفته ها و بروات دریافتی خود را از طریق سیستم بانکی وصول نمایند. شرکت هـا ممکـن اسـت بـه مجرد سپردن این چک ها جهت وصول با بدهکار نمودن حساب بانک در دفاتر شرکت، ثبت حسابداری مربوطه را انجام دهند .

ولی بانـک در تاریخ وصول قطعی آنها از واریز وجه به حساب جاری شرکت خودداری میکند و از طرفی ممکن است به دلیل عدم موجود ، این چکها برگشت زده شده باشد و یا وصول آنها چند روزی طول بکشد. در هر صورت این چک های لاوصول باید از مانده دفاتر شرکت کسر شود.

• وجوه بین راهی:

زمانی که مبالغی به منظور واریز به حساب جاری بانک ارسال میگردد، این مبالغ به محض ارسال در دفاتر شـرکت ثبـت میشود ولی ممکن است این وجوه در تاریخ مقرر به حساب جاری نزد بانک واریز نگردد و در نتیجه در دفاتر صورت حساب بانک ثبت نشود. این وجوه باید در صورت حساب ارسالی بانک اضافه شود.

• اشتباهات حسابدار شرکت:

چنانچه جهت ثبت عملیات در دفاتر بانک شرکت اشتباهاتی رخ دهد ؛ این اقلام باید مشخص شود و در دفاتر بانکی شرکت به طور صحیح ثبت شود.

مثال : 

چک با مبلغ 23 میلیون ریالی به اشتباه 32 میلیون ریال ثبت شود.

2 – عملیاتی که در صورت حساب بانک انجام شده ولی ثبت مربوطه هنوز در دفاتر شرکت انعکاس نیافته است:

•  وجوه دریافتی توسط بانک :

این وجوه به حساب جاری شرکت نزد بانک واریـز گردیـده ولـی هنـوز اعلامیـه بسـتانکاری آن بـه شـرکت واصـل نشـده و در حساب های شرکت ثبت نشده است. این وجوه باید تحت عنوان وجوه دریافتی توسط بانک در دفاتر شرکت ثبت شود.

•  برداشت هایی که بانک انجام میدهد (کارمزد) :

بانک ممکن است با اجازه صاحب حساب برداشـت های مختلفی از حساب جاری شرکت بردارد .

مثلا برداشت بابت کارمزد صدور دسته چک و یـا کارمزد وصول چک ها و سفته ها و … چناچه این برداشت ها  اعلامیـه بـدهکاری صـادره از بانک به شرکت واصل نشده و ایـن برداشـت هـا در دفـاتر شـرکت ثبـت نگردیـده در ایـن حالـت شـرکت باید ثبـت هـای مربوطه را تحت عنوان برداشت در دفاتر شرکت ثبت نماید.

• اشتباهات:

در عملیات روزانه ممکن است بانک نیز اشتباهاتی از قبیل: اشتباه در اعداد و ارقام، اشتباه در برداشت از حسابی دیگـر و ثبـت در حساب جاری دیگر و … مرتکب شود. چنین اشتباهاتی پس از مشخص شدن، در صورت حساب ارسالی از بانک اصلاح میشود.