سیستم های حسابداری و کنترل داخلی
آنچه در ادامه مقاله خواهید خواند
سیستم:
مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته که جهت دستیابی به هدف خاص در تلاش و حرکت اند.
اجزای سیستم:
داده ها ، پردازش ، خروجی یا ستانده و بازخورد
سیستم حسابداری :
عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته در داخل یک مؤسسه که آثـار مـالی رویـدادهای آن مؤسسـه را بـه صورت ها و گزارش های مالی تبدیل میکند.
در یک سیستم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک اولیه شـامل فاکتورهـای خریـد و فـروش، رسـید دریافتها و پرداخت های نقدی و … به عنوان داده های سیستم انجام میشود.
پس از ورود داده ها به سیستم حسابداری پـردازش آن هـا بـه ترتیب زیر صورت میگیرد :
1- اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل چگونگی تاثیر آن ها بر روی دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سرمایه، درآمدها و هزینـه هـا، در بدهکار یا بستانکار اقلام مربوطه در دفتر روزنامه مؤسسه ثبت میشود.
2- ثبت های انجام شده در دفتر روزنامه به حساب های مربوطه به دفتر کل منتقل و طبقه بندی میشود . بـرای داشتن اطلاعات جزئی تر و تفضیلی از حساب های دفتر کل از دفاتری به نام دفتر معین یا دفتر تفضیلی استفاده میشود.
نتیجه پردازش داده ها:
در یک سیستم حسابداری پردازش داده ها صورت ها و گزارشات مالی میباشد که به دو قسمت زیر تقسیم میشود:
- تراز آزمایشی: از آن برای تأیید صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل در پایـان هـر مـاه اسـتفاده میشود. ترازنامه آزمایشی به عنوان ستانده سیستم حسابداری بوده و برای تهیه صورت های مالی مورد استفاده قرار میگیرد.
- صورت ها و گزارشات مالی حسابداری : شامل ترازنامه، صورت سود و زیان ، صورت حساب سرمایه و صورت جریان وجوه نقد که بـه عنـوان سـتانده نهـایی سیستم حسابداری بوده محسوب میشود.
انواع سیستم های حسابداری :
تعیین نوع سیستم حسابداری به عوامل زیر بستگی دارد:
- حجم عملیات یا رویداد مالی مؤسسه.
- نوع اطلاعات مالی مورد نیاز.
- مدت زمانی که صرف پردازش اطلاعات می شود.
- هزینه ای که باید صرف پردازش اطلاعات گردد.
انواع سیستم حسابداری:
- حسابداری دستی
- حسابداری کامپیوتری
حسابداری دستی :
در این نوع سیستم رویداد های مالی به کمک قلم و کاغذ و توسط نیروی انسانی پردازش میشود. سیستم حسـابداری دسـتی در مؤسسات کوچک و حتی متوسط به کار می رود و می تواند نیازهای حسابداری اینگونه مؤسسات را بر طـرف نمایـد امـا در مؤسسـات بـزرگ پردازش رویدادهای مالی از حسابداری کامپیوتری استفاده میشود.
حسابداری کامپیوتری :
در این نوع سیستم پردازش رویدادهای مالی به کمک کامپیوتر هایی، و بر اسـاس برنامـه هـایی از پـیش نوشـته شـده بـه زبـان کامپیوتر(نرم افزار) و مبتنی بر اصول متداول حسابداری با سرعت و دقت بالایی صورت میگیرد.
مزیت استفاده از سیستم حسابداری کامپیوتری:
استفاده از سیستم حسـابداری کـامپیوتری علاوه بر تهیه سریع و به موقع اطلاعات مالی مورد نیاز، این مزیت را دارد که میتواند کار حسابداری یک مؤسسه را با دقت و صحت زیاد و پرسنل بسیار کمتری در مقایسه با سیستم های حسابداری دستی انجام دهد که در نتیجه علاوه بر صرفه جویی در وقت و کـاهش مسـائل و مشکلات پرسنلی و اداری موجب کاهش هزینه های یک مؤسسه نیز خواهد شد.
اجزای سیستم حسابداری :
برای پردازش اطلاعات مالی و انجام سایر کارهای حسابداری عواملی مورد نیاز است که اجـزای سیسـتم حسـابداری نامیده میشود.
این اجزا یا عوامل در کلیه سیستم های حسابداری اعم از دستی یا کامپیوتری به کار گرفته میشود، اما شکل و اندازه آن هـا برای هر سیستم و مؤسسه متفاوت است.
عوامل و اجزای تشکیل دهنده سیستم حسابداری :
-
سازمان:
مهم ترین عامل در هر سیستم حسابداری وجود کارکنان لایق و سازماندهی آنها در یـک تشـکیلات مناسـب اسـت. یک سیستم حسابداری در صورتی کارآمد خواهد بود کـه کارکنـان آن تخصـص، تجربـه و مهـارت لازم را داشـته و در یـک تشکیلات مناسب که وظایف، اختیارات و مسئولیت های آنها تفکیک و معین شده باشد، سازماندهی شوند.
-
فرم های مورد نیاز:
پردازش اطلاعات مالی نیازمند مدارکی است که چگونگی وقوع انجام معاملات و عملیات مالی را نشان دهد.
-
روش ها و رویه های مورد عمل:
روش های حسابداری شامل گردآوری اسناد و مدارک اولیه، ثبت و طبقه بندی اطلاعات مالی، حفظ و نگهداری اسـناد و مدارک ، و در نهایت تهیه گزارشات مالی است. بدین ترتیب در هر سیستم حسابداری روش های متعدد و متنوعی وجود دارد که هر یک چگونگی ترتیب و مراحل انجام دادن عملیات و فعالیت های مؤسسه را مشخص میکند.
-
وسایل و تجهیزات:
در هر سیستم حسابداری اعم از دستی یا کامپیوتری وسایل و تجهیزاتی به کار گرفته میشود که امور مربوط به ثبت، طبقه بندی و پردازش اطلاعات مالی را با دقت و پردازش بیشتری انجام میدهد.
ویژگی های سیستم حسابداری:
اقتصادی بودن:
سیستم حسابداری باید طوری طراحی شود که اطلاعات مالی مورد نیاز را متناسب با حجم فعالیت مؤسسـه بـا حجـم فعالیت مؤسسه با کمترین هزینه فراهم آورد.
دقت و صحت:
اطلاعات مالی باید دقیق و بدون اشتباه بوده و متکی به واقعیات عینی باشد.
سرعت عمل:
سیستم حسابداری باید اطلاعات مورد نیاز را در اسرع وقت و به موقع برای اتخاذ تصـمیمات اقتصـادی در اختیـار استفاده کنندگان قرار دهد.
انعطاف پذیری:
سیستم حسابداری باید توانایی تهیه اطلاعات مورد نیاز را در شرایط متغییر اقتصادی داشته باشد و بتواند بـا تغییـر قوانین و مقررات اصول و روش های حسابداری و یا تغییر کارکنان واحد اقتصادی به راحتی تعدیل شود.
کفایت کنترل های داخلی:
سیستم های حسابداری بایستی شامل روش هایی باشد که با اجرای آن مدیریت بتواند عملیات مؤسسـه را بـه آسانی هدایت نموده و احتمال وقوع اشتباه دارایی های موسسه را به حداقل برساند.
سیستم کنترل داخلی:
پیاده کردن یک سیستم حسابداری در یک مؤسسه وقتی میتواند مفید و مؤثر باشد که بـا یـک سیسـتم کنتـرل داخلـی قـوی و کارآمد همراه باشد.
تعریف سیستم کنترل داخلی :
اقداماتی است که برای تامین اطمینان نسبی از اجرای صحیح امـور و مطابقـت آن بـا مقررات و سیاست های مؤسسه صورت می گیرد و هدف اصلی آن افزایش کارایی و سودمندی عملیات مؤسسه میباشد.
اهداف سیستم کنترل داخلی:
- محافظت از دارایی ها، در مقابل سوء استفاده و تقلب از دارایی
- افزایش دقت برای قابلیت اعتماد به گزارشات مالی
- حصول اطمینان از رعایت خط مشی ها و دستور العمل ها و تصمیمات مدیر در عمل
- ارزیابی عملکرد کلیه قسمت های یک مؤسسه و افزایش کارایی عملیات
انواع کنترل داخلی:
1 -کنترل داخلی اداری 2 – کنترل داخلی حسابداری
کنترل داخلی اداری:
کنترل هایی هستند که بر صورت های مالی تاثیری ندارند و به منظور دستیابی به اهدافی چون افزایش کارایی عملیات و اطمینان از رعایت دستورالعمل ها، خط مشی ها و برنامه های مدیریت در عمل انجام میگیرند.
کنترل داخلی حسابداری:
کنترل هایی که مستقیماً بر مدارک حسابداری و صورت های مالی اثر دارد. و به منظور دستیابی بـه اهـدافی چـون حفاظت از دارایی ها، قابلیت اتکای مدارک حسابداری و تهیه صورت های مالی قابل اطمینان انجام میگیرند.
برخی از ویژگی های یک سیستم کنترل داخلی :
-
ثبت صحیح و به موقع معاملات :
شخص یا افرادی که وظایف دفتر داری را به عهده دارند باید معاملات را در زمان وقوع و به مبلغ صـحیح و بـا توجه بـه اسناد و مدارک مثبته در دفاتر روزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل نمایند تا تهیه صورت های مالی طبـق اسـتاندارد های مالی امکان پذیر باشد.
-
تصویب درست معاملات :
اشخاصی که مجوز معاملات را میدهند نباید از حدود اختیارات فرد تجاوز کنند و معـاملات نیـز بایسـتی بـر اسـاس مجوز های مربوطه انجام شود.
-
دسترسی به افراد مجاز به دارایی ها :
یک سیستم کنترل داخلی در صورتی کارآمد خواهد بود که در آن اختیار و مسئولیت دسترسی به دارایـی هـا بـه افـرادی معین و مجاز داده شود.
-
کارکنان لایق و درست کار:
هنگامی کارکنان صلاحیت تخصصی نداشته و یا نادرست باشند. بسیاری از کنترل هایی که در مورد حفاظت از دارایی هـا، تهیه مدارک حسابداری صحیح و قابل اعتماد انجام میگیرد ، بی اثر خواهد شد.
-
مقایسه مدارک حسابداری با دارایی ها :
یکی از روش های کنترل داخلی مطلوب، آن است که مدارک حسابداری و دارایـی هـا در فواصـل زمـانی معـین توسط کارکنانی که مسئولیتی در نگهداری آن ها ندارد، مقایسه و مغایرت های آن کشف و پیگیری شود.
دیدگاهتان را بنویسید