صدور پیش فاکتور در نرم افزار سپیدار در سیستم مشتریان و فروش :

پیش فاکتور:

پيش فاكتور ، سندی است كه به موجب آن فروش كالا ها يا ارائه خدماتی با قيمتی مشخص در مدت دوره اعتبار آن به مشتری و خريدار آن كالا يا خدمت تضمين ميشود .

با ورود و ثبت اطلاعات پيش فاكتور ، موارد و امكانات زير در اختيار شما قرار ميگيرد :

1 – امكان صدور فاكتور فروش بر مبنای پيش فاكتور .

2 – امكان كنترل فاكتورهای صادر شده بر اساس يک پيش فاكتور و تعداد فاكتور شده .

3 – امكان كنترل پيش فاكتورهای فاكتور نشده .

صدور پيش فاكتور در سیستم مشتریان و فروش سپیدار:

پس از ورود به سيستم در منوی سمت راست ، وارد قسمت مشتريان و فروش شده و در قسمت عمليات روی گزينه ” پيش فاكتور جديد” كليک می كنيم .

در پنجره‌ای كه در اختيار ما قرار ميگيرد ، در صفحه اطلاعات اصلی ، اطلاعات مورد نياز را وارد می كنيم.

جهت ورود اطلاعات ، موارد و نكات زير را باید نظر داشته باشيم :

1 – ورود اطلاعات “مشتری” ، “نوع فروش” ، “شماره” ، “تاريخ” ، “تاريخ اعتبار” و “ارز” در بالای فرم اجباری است .

2 – “مشتری” شخص حقيقی يا حقوقی است كه در صورت انجام شدن فروش اين پيش فاكتور ، به شركت بدهكار ميشود .

3 – برای انتخاب “مشتری” ميتوانيم در قسمت سمت راست ، مشتری را تايپ كنيم و كليد Enter يا Tab را بزنيم . در صورتی كه كد وارد شده صحيح باشد ، نام مشتری نمايش داده ميشود .

همچنين با استفاده از كليد يا با زدن ، ليست مشتری های تعريف شده در سيستم باز ميشود و ميتوانيم از بين آنها ، مشتری مورد نظرمان را انتخاب كنيم .

4 – اگر مشتری مورد نظر در اين ليست وجود ندارد و در سيستم تعريف نشده است ، در ليست باز شده Right Click كرده  و گزينه “جديد” را بزنيم و مشتری را ايجاد كنيم .

5 – برای انتخاب “نوع فروش” ميتوانيم در قسمت سمت راست ، عنوان نوع فروش را تايپ كنيم و كليد Enter يا Tab را بزنيم .

در صورتی كه كد وارد شده صحيح باشد ، نوع فروش نمايش داده ميشود . همچنين با استفاده از كليد يا با زدن ، ليست انواع فروش تعريف شده در سيستم باز ميشود و ميتوانيم از بين آنها ، نوع فروش مورد نظر را انتخاب كنيم .

6 – با انتخاب نوع فروش ، نحوه فروش آن كه فروش داخلی يا فروش صادراتی است نمايش داده ميشود .

7 – انتخاب “آدرس” اجباری نيست . در گزينه آدرس ميتوانيم از بين آدرس های وارد شده برای مشتری در قسمت معرفی طرف حساب ها ، يكی را به عنوان آدرس انتخاب كنيم . اطلاعات آدرس هنگام چاپ اسناد فروش روی آنها درج خواهد شد .

8 – انتخاب “محل تحویل” اجباری است . در گزينه محل تحویل به طور پیش فرض آدرس مشتری می آید و ما ميتوانيم محل تحویل را تغییر دهیم.

9 – در گزينه “شماره” شماره پيش فاكتور در سيستم درج ميشود . اين شماره گذاری بر اساس روش شماره گذاری تعيين شده برای فرم پيش فاكتور در قسمت “تعيين روش شماره گذاری” انجام ميشود .

10 – اگر شماره گذاری اتوماتيک باشد ، ما نميتوانيم “شماره” را وارد كنيم و بزرگترين شماره وارد شده برای اين فرم به علاوه 1 به صورت اتوماتيک در نظر گرفته ميشود .اگر شماره گذاری به صورت دستی باشد ، شماره وارد شده توسط ما ملاک قرار ميگيرد و اگر شماره ای وارد نكنيم ، طبق روال اتوماتيک عمل ميشود .

11 – در گزينه “تاريخ” به صورت پيش فرض تاريخ روز نمايش داده ميشود . ميتوانيم تاريخ مورد نظرمان را در آن وارد كنيم .

12 – با استفاده از گزينه “تاريخ اعتبار” ، بايد حداكثر زمانی كه اين پيش فاكتور معتبر است را مشخص كنيم . برای تعيين “تاريخ اعتبار” به دو روش ميتوانيم عمل كنيم .

يا در قسمت تاريخ مورد نظر را تايپ كنيد كه به صورت اتوماتيک در قسمت ، تعداد روزهای اعتبار آن به نسبت تاريخ پيش فاكتور نمايش داده ميشود و يا اينكه در قسمت تعداد روزهای آن را وارد كنيم تا با توجه به تاريخ پيش فاكتور ، اطلاعات قسمت تكميل شود .

13 – صدور فاكتور بر اساس پيش فاكتور تا زمانی امكان پذير است كه تاريخ فاكتور در محدوده تاريخ اعتبار پيش فاكتور باشد و پس از آن ، صدور فاكتور بر اساس پيش فاكتور امكان پذير نخواهد بود .

14 – می توان از فرم پیش فاکتور با قرار گرفتن بر روی صدور فاکتور فروش به طور مستقیم فاکتور فروش را صادر یا پیش نمایش آن را مشاهده کنیم.

15 – در سيستم امكان صدور اسناد فروش هم به ارز پايه و هم به ساير ارزها وجود دارد . در قسمت “ارز” به صورت پيش فرض ارز پايه سيستم نمايش داده ميشود و در صورت نياز ميتوانيم آن را تغيير دهیم .

16 – در قسمت اقلام پيش فاكتور ، درج حداقل يک قلم براي پيش فاكتور اجباری است و امكان ثبت بدون قلم وجود ندارد .

17 – دقت داشته باشيم كه تمامی اطلاعات وارد شده برای اسناد فروش بر اساس ارز انتخاب شده در اين قسمت خواهد بود و در صورت تغيير ارز در اين قسمت ، هيچ يک از اطلاعات اسناد فروش به ارز پايه وارد نخواهد شد .

18 – سند حسابداری اسناد فروش تحت هر شرايطی با ارز پايه سيستم صادر ميشود و در صورت تغيير ارز در بالای فرم ، اطلاعات وارد شده در قسمت ارزی سند درج خواهد شد .

19 – قبل از اضافه كردن قلم به پيش فاكتور ، بايد ارز مرتبط با اين پيش فاكتور را در بالای فرم انتخاب كرده باشيم .

همچنين دقت داشته باشيم كه از ورود اطلاعات اقلام ، امكان تغيير ارز انتخاب شده برای پيش فاكتور وجود ندارد و در صورت نيار ابتدا بايد اقلام وارد شده را حذف كرد .

20 – در قسمت اقلام پيش فاكتور ، درج حداقل يک قلم برای پيش فاكتور اجباری است و امكان ثبت پيش فاكتور بدون قلم وجود ندارد.

21 – برای اضافه كردن قلم به پيش فاكتور ، كليد ( + ) يا Ctrl+Insert را میزنیم و همچنين برای حذف يک قلم ميتوانيم از كليد ( * ) يا Ctrl+Delete استفاده كنیم .

22 – برای هر يک اقلام از پيش فاكتور ، ورود اطلاعات “كد” ، “مقدار واحد اصلی” ، “فی” ، “كل” و “خالص” اجباری است.

23 – برای انتخاب كالا يا خدمت ، در جدول اقلام در گزينه “كد” ، كد كالا يا خدمت مورد نظر را تايپ میكنیم و كليد Enter يا Tab را میزنیم و در صورتی كه كد وارد شده صحيح باشد ، نام كالا يا خدمت نمايش داده ميشود.

24 – در اين ليست ، كالاها و خدماتی نمايش داده ميشوند كه در تعريف كالا و خدمت ، گزينه “قابل فروش” برای آنها فعال باشد .

25- در صورتيكه در تعريف كالا برای كالای انتخاب شده گزينه رديابی فعال شده باشد ، ميتوانیم در قسمت “رديابی” از ليست رديابی هايی كه قبلا وارد شده ، يكی را انتخاب كنیم .

26 – در گزينه “انبار” ، ميتوانيم انباری كه قرار است كالا از آن به مشتری تحويل داده شود را انتخاب كنيم .

27 – انتخاب گزينه های “رديابی” و “انبار” در پيش فاكتور اجباری نيست ولی اگر وارد شده باشند ، هنگام صدور فاكتور بر اساس پيش فاكتور ، اين اطلاعات به همراه اطلاعات ديگر به فاكتور منتقل خواهند شد .

28 – در ليست انبار ها ، انبارهايی نمايش داده ميشوند كه در تعريف كالا به عنوان انبار مرتبط با كالای انتخاب شده مشخص شده باشند .

29 – گزينه انبار فقط برای كالاها قابل انتخاب است و برای خدمات نميتوان انبار انتخاب كرد .

30 – در گزينه “مقدار اصلی” ، مقدار كالا يا خدمت انتخاب شده را به وارد اصلی را وارد میكنيم . “مقدار اصلی” را تا سه رقم اعشاری ميتوانيم درج كنيم .

31 – در صورتی كه در تعريف كالا برای كالای انتخاب شده واحد فرعی تعريف شده باشد ، ورود اطلاعات “واحد فرعی” اجباري است .

32 – اگر كالای انتخاب شده واحد فرعی با نسبت ثابت داشته باشد با ورود يكی از گزينه های “مقدار اصلی” يا “مقدار فرعی” ، ديگری بر اساس نسبت وارد شده برای آن كالا به صورت اتوماتيک محاسبه ميشود و با تغيير يكي ، ديگری هم تغيير ميكند به گونه ای كه همواره نسبت تعيين شده بين اين دو عدد بر قرار باشد .

2 – نمايش موجودی كالا :

با انتخاب و قرار گرفتن روی هر قلم ، موجودی آن كالا به واحدهای مختلف سنجش آن كالا در كل شركت در جدول پايين فرم در سمت راست نمايش داده ميشود .

در مورد اطلاعات اين قسمت ، موارد زير را باید در نظر داشته باشیم :

•  در پيش فاكتور در اين قسمت اطلاعات موجودی فيزيكی كالا و موجودی قابل فروش نمايش داده ميشود .
•  اگر كالايی علاوه بر واحد اصلی ، دارای واحد فرعی هم باشد ، اطلاعات موجودی به هر دو واحد در اين قسمت نمايش داده ميشود و در اين صورت در خط اول ، اطلاعات به واحد اصلی و در خط دوم ، اطلاعات به واحد فرعی نمايش داده ميشود.