سیستم دریافت و پرداخت سپیدار

1 – رسید دریافت در سیستم دریافت و پرداخت سپیدار :

شرکت ها طی دوره مالی با توجه به عملیات تجاری یا غیر تجاری مختلفی که انجام می دهند ، اقدام به دریافت وجوه ، چک و غیره می نمایند .

عملیات دریافت یکی از فعالیت های اصلی حسابداری وجوه نقد ، مستلزم کنترل داخلی و ثبت به موقع و به روز جهت گزارش گیری و اتخاذ تصمیمات آتی می باشد .

در فرم رسید دریافت سپیدار امکان ثبت رسید های دریافت وجه نقد ، چک ، حواله و کارت خوان با انواع دریافت های مختلف ” دریافت از مشتری” ، “دریافت از تامین کننده” ، “سایر دریافت ها” و “تضمین” وجود دارد .

و شما به راحتی می توانید در این فرم با توجه به نوع دریافتی که انجام می دهید ، عملیات مربوطه را ثبت نموده و سند حسابداری آن را به سیستم حسابداری ارسال نمایید .

در رسید دریافت علاوه بر ثبت اقلام رسید به تفکیک نوع قلم دریافتd ، امکان دریافت به صورت کلی ( کلیه اقلام در یک رسید ) وجود دارد .

شما می توانید چند نوع قلم دریافتی مانند : وجه نقد ، چک ، حواله و … را در یک رسید دریافت ثبت نمایید .

2 – رسید دریافت چک :

پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست ، وارد قسمت عملیات شده و در قسمت عملیات روی گزینه “رسید دریافت جدید” کلیک کنید .

فرمی که در اختیار شما قرار میگیرد ، در صفحه اطلاعات اصلی ، اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید.

جهت ورود اطلاعات رسید دریافت چک ، موارد و نکات زیر را باید در نظر داشته باشیم :

1 – در صورتیکه برای کاربر ، حقوق دسترسی رسید دریافت چک تعریف شده باشد ، کاربر می تواند اقدام به ورود اطلاعات رسید دریافت نماید .

2 – انتخاب “نوع” اجباری است . در رسید دریافت ، چهار نوع دریافت وجود دارد که عبارت است از : “دریافت از مشتری” ، “دریافت از تامین کننده” ، “سایر دریافت ها” و “تضمین” .

می توانیم با توجه به نوع دریافت چکی که انجام می دهیم ، یکی از انواع دریافت را انتخاب نموده و به تکمیل اطلاعات فرم رسید ادامه بدهیم.

3 – انتخاب “طرف مقابل” اجباری است . با توجه به نوع دریافت انتخابی ،  می توانیم از لیست طرف مقابل ، طرف مقابل مد نظرمان را انتخاب نماییم .

توجه داشته باشید که اگر در نوع دریافت “دریافت از مشتری” را انتخاب نموده باشیم ، لیست طرف مقابل ، تنها لیست مشتریان را نمایش خواهد داد و همچنین اگر در نوع دریافت “دریافت از تامین کننده” انتخاب نموده باشیم ، لیست طرف مقابل ، تنها لیست تامین کنندگان را نمایش خواهد داد .

با انتخاب نوع “سایر دریافت ها” و “تضمین” ، لیست طرف مقابل شامل تمامی انواع تفصیلی ها خواهد بود و می توانیم یکی از تفصیلی ها را به عنوان طرف مقابل انتخاب نماییم .

4 – ورود “شماره” رسید اجباری است . در صورتی که در “قسمت تنظیمات/روش شماره گذاری رسید دریافت” را به صورت دستی انتخاب کرده باشیم ، شماره رسید فعال بوده و شما می توانیم شماره را به صورت دستی وارد نماییم.

و در صورت وارد ننمودن شماره ، هنگام ذخیره رسید دریافت ، خود سیستم به صورت خودکار به رسید ذخیره شده ، شماره اختصاص خواهد داد.

ولی در صورتی که در “قسمت تنظیمات/روش شماره گذاری رسید دریافت” را به صورت خودکار انتخاب کرده باشیم ، شماره رسید فعال نبوده و خود سیستم به صورت خودکار به رسید ذخیره شده ، شماره اختصاص خواهد داد.

5 – ورود “تاریخ” اجباری است . سیستم به صورت پیش فرض “تاریخ” را با تاریخ روز نمایش می دهد . ما می توانیم با زدن کلید تاریخ را خالی نموده و تاریخ را به صورت دستی وارد نماییم و یا با زدن کلید “تاریخ” با تاریخ روز پر خواهد شد .

6 – انتخاب “معین” اجباری است . معین انتخابی ، سمت بستانکار سند رسید دریافت خواهد بود .

در صورتی که در “قسمت تنظیمات/تنظیمات نرم افزار مشتریان وفروش” معین های مربوط به حساب های فروش به درستی ارتباط داده شده باشد ، با انتخاب “نوع دریافت از مشتری” ، سیستم به صورت پیش فرض ، معین مربوط به حساب های دریافتنی را نمایش خواهد داد .

همچنین در صورتی که در “قسمت تنظیمات/تنظیمات نرم افزار تامین کنندگان و خرید” معین های مربوط به حسابداری انبار به درستی ارتباط داده شده باشد ، با انتخاب “نوع دریافت از تامین کنندگان” ، سیستم به صورت پیش فرض ، معین مربوط به حساب های پرداختنی را نمایش خواهد داد.

و ما می توانیم درصورت نیاز معین مربوطه را تغییر دهیم . ولی با انتخاب نوع دریافت “سایر دریافت ها” و “تضمین” حساب معین خالی بوده و ما می توانیم معین مورد نظرمان را از سلکتور معین انتخاب نماییم .

7 – هنگام استقرار سیستم ، لازم است آن دسته از چک های دریافتی که در زمان شروع به کار سیستم ، هنوز وصول یا نقد نشده اند یا واخواست شده اند ، جمع آوری کرده و به صورت چک های زمان استقرار وارد سیستم نماییم .

برای این کار ، در بالای فرم رسید دریافت ، تیک استقرار را زده و اطلاعات فرم را وارد می نماییم .

8 – انتخاب “ارز” اجباری است و سیستم به صورت پیش فرض ارز پایه را نمایش می دهد .

9 – انتخاب “صندوق” اجباری است و سیستم به صورت پیش فرض ، آخرین صندوق مورد استفاده در رسید دریافت قبلی را نمایش می دهد و ما می توانیم صندوق مورد نظر خود را از سلکتور صندوق انتخاب نماییم .

لازم به ذکر است که با انتخاب هر نوع ارزی ، تنها صندوق های معرفی شده با آن نوع ارز در سلکتور “صندوق” نمایش داده خواهد شد .

10 – وارد نمودن “شرح” رسید اجباری است . همچنین در صورتی که از امکانات زبان دوم در سیستم استفاده می کنیم ، می توانیم در قسمت “شرح (2)” شرح مورد نظر را وارد کنیم .

11 – بر روی صفحه چک کلیک نموده و با زدن کلید پایین فرم ، ( + ) اقدام به ورود اطلاعات قلم چک نماییم . و همچنین با زدن کلید ( * ) می توانیم قلم چک مربوطه را حذف نماییم .

12 – اطلاعات قلم چک شامل : “شماره چک” ، “شماره پشت نمره” ، “مبلغ چک” ، “تاریخ چک” ، “بانک” ، “کد شعبه” ، “شعبه” ، “شماره حساب” ، “شرح” و “شرح (2) _در صورت استفاده از امکانات زبان دوم درسیستم” می باشد .

13 – سیستم به صورت پیش فرض شرح قلم چک را با شرح رسید و در صورت استفاده از امکانات زبان دوم درسیستم ، شرح (2) قلم چک را با شرح (2) رسید پر خواهد کرد و ما می توانیم ، در صورت نیاز آن را تغییر دهیم

14 – اگر نوع دریافت را “دریافت از مشتری” و یا “دریافت از تامین کننده” انتخاب نموده باشیم ؛ در پایین فرم ، تخفیف فعال شده و ما می توانیم در صورت وجود تخفیف در زمان دریافت ، تخفیف مورد نظر را وارد نماییم . در این صورت مبلغ تخفیف به مبلغ دریافت اضافه شده و جمع کل دریافت را تشکیل می دهد .

3 – صدور سند حسابداری رسید دریافت چک :

در مورد صدور سند حسابداری رسید دریافت چک ، موارد زیر را باید در نظر داشته باشیم :

1 – برای صدور سند حسابداری رسید دریافت چک ، باید اطلاعات همه اقلام رسید مورد نظر تکمیل شده باشد.

2 – برای صدور سند حسابداری رسید دریافت چک ، باید اطلاعات حساب معین در بالای فرم رسید دریافت چک و اطلاعات حساب های معین در تنظیمات سیستم عملیات بانکی تعریف شده باشند.

3 – در صورتیکه در تنظیمات سیستم عملیات بانکی ، گزینه “صدور خودکار سند حسابداری رسید دریافت” فعال شده باشد ، به محض ثبت رسید دریافت چک ، سند حسابداری آن نیز صادر خواهد شد .

4 – برای هر رسید دریافت چک ، امکان صدور بیش از یک سند حسابداری وجود ندارد و همه اطلاعات یک رسید دریافت چک در یک سند حسابداری ثبت میشود .

5 – در رسید دریافت چک در صفحه اسناد مرتبط ، میتوانیم مشخصات سند حسابداری صادر شده برای رسید دریافت چک را مشاهده کنیم .

6 – در صورتیکه در تنظیمات سیستم عملیات بانکی ، گزینه “صدور خودکار سند حسابداری رسید دریافت” فعال شده باشد ، وقتی کلید ثبت رسید دریافت چک را میزنیم ، سند حسابداری صادر خواهد شد .

در صورتیکه به هر دلیلی سند حسابداری قابل ثبت نباشد ، رسید دریافت ذخیره خواهد شد ولی سند حسابداری برای آن صادر نمیشود و بعدا پس از رفع مشکلات ، سند حسابداری آن را صادر میکنیم .

7 – پس از ثبت سند حسابداری یک رسید ، امکان انجام تغییرات در آن تا زمان حذف سند حسابداری مربوطه وجود ندارد.

8 – برای صدور سند حسابداری رسید دریافت چک از مشتری ، از حساب های زیر استفاده میشود :

حساب معین اسناد نزد صندوق : حساب معین تعیین شده در تنظیمات عملیات بانکی برای اسناد نزد صندوق

حساب معین حساب های دریافتنی : حساب معین تعیین شده در بالای فرم رسید دریافت چک

حساب معین تخفیفات : حساب معین تعیین شده در تنظیمات مشتریان و فروش برای تخفیفات نقدی فروش

9 – برای صدور سند حسابداری رسید دریافت چک از تامین کننده ، از حساب های زیر استفاده میشود :

حساب معین اسناد نزد صندوق : حساب معین تعیین شده در تنظیمات عملیات بانکی برای اسناد نزد صندوق

حساب معین حساب های دریافتنی : حساب معین تعیین شده در بالای فرم رسید دریافت چک

حساب معین تخفیفات : حساب معین تعیین شده در تنظیمات تامین کنندگان و خرید برای تخفیفات نقدی خرید

10 –  برای صدور سند حسابداری رسید دریافت چک از سایر ، از حساب های زیر استفاده میشود :

حساب معین اسناد نزد صندوق : حساب معین تعیین شده در تنظیمات عملیات بانکی برای اسناد نزد صندوق

حساب معین پیش پرداخت ( یا هر معین دیگر ) : حساب معین تعیین شده در بالای فرم رسید دریافت چک

11 – برای صدور سند حسابداری رسید دریافت چک تضمین ، از حساب های زیر استفاده میشود :

حساب معین طرف حساب انتظامی : حساب معین تعیین شده در تنظیمات عملیات بانکی برای طرف حساب انتظامی

حساب معین حساب های انتظامی : حساب معین تعیین شده در بالای فرم رسید دریافت چک

4 – رسید دریافت وجه نقد :

برای ثبت رسید دریافت وجه نقد ، اطلاعات بالای فرم رسید دریافت را مانند رسید دریافت چک تکمیل و تنها تفاوت آن با رسید دریافت چک در این است که در بالای فرم ، مبلغ نقد دریافتی را وارد نموده و اطلاعات را ثبت می نماییم .

5 – صدور سند حسابداری رسید دریافت وجه نقد :

برای صدور سند حسابداری رسید دریافت وجه نقد ، از حساب های زیر استفاده میشود :

حساب معین موجودی صندوق : حساب معین تعیین شده در تنظیمات عملیات بانکی برای موجودی صندوق

حساب معین : حساب معین تعیین شده در بالای فرم رسید دریافت وجه نقد

حساب معین تخفیفات : حساب معین تعیین شده در تنظیمات مشتریان و فروش برای تخفیفات نقدی فروش

حساب معین تخفیفات : حساب معین تعیین شده در تامین کنندگان و خرید برای تخفیفات نقدی خرید

6 – رسید دریافت حواله :

برای ثبت رسید دریافت حواله ، اطلاعات بالای فرم رسید دریافت را مانند رسید دریافت چک تکمیل و تفاوت آن با رسید دریافت چک در این است که در بالای فرم ، نیازی به انتخاب صندوق نبوده و اطلاعات پنجره حواله را مطابق شکل زیر تکمیل و اطلاعات را ثبت می نماییم .

7 – رسید دریافت کارت خوان :

برای ثبت رسید دریافت کارت خوان ، اطلاعات بالای فرم رسید دریافت را مانند رسید دریافت چک تکمیل و تفاوت آن با رسید دریافت چک در این است که در بالای فرم ، نیازی به انتخاب صندوق نبوده و اطلاعات پنجره کارت خوان را مطابق شکل زیر تکمیل و اطلاعات را ثبت می نماییم .

8 – لیست رسید های دریافت :

برای مشاهده لیست رسید های دریافت ، از سمت راست سیستم وارد قسمت دریافت و پرداخت شده و در قسمت فهرست روی گزینه “رسید های دریافت” کلیک می کنیم .

توجه :

در صورت نیاز به حذف اطلاعات رسید دریافت ثبت شده ، از لیست رسیدهای دریافت ، مورد یا موارد مورد نظر را انتخاب کرده و در قسمت کلید حذف ( * ) را بزنید یا از Ctrl+D استفاده کنید .

با حذف رسید دریافت، سند حسابداری مرتبط با آن نیز حذف خواهد شد در نتیجه در صورتی که سند حسابداری یک رسید دریافت به هر دلیلی قابل حذف نباشد ، آن رسید هم قابل حذف نخواهد بود .