سیستم تهیه مواد اولیه در موسسات تولیدی

به کمک حسابداری بهای تمام شده قیمت تمام شده محصولات تعیین می شود و در ارتباط با روش های هزینه یابی سفارش کار و هزینه یابی با استفاده از حسابداری قیمت تمام شده مدیریت بر روی هزینه ها کنترل و نظارت خواهد داشت و با توجه به این نظارت، برنامه ریزی خواهد نمود.

اجزای اصلی حسابداری بهای تمام شده مواد اولیه، دستمزد و سربار ساخت می باشد که به صورت اساسی تر که با هریک از آنها آشنا خواهیم شد.

مواد اولیه  :

در مؤسسات تولیدی و صنعتی موجودی مواد بخش اعظمی از دارایی ها و در واقع دارایی های جاری را به خود اختصاص می دهد.

در ترازنامه این مؤسسات یکی از اقلام عمده، موجودی مواد بوده در ضمن مواد مصرفی شده نیز سهم اساسی از بهای تمام شده محصولات را تشکیل خواهد داد.

بنابراین همواره در ارتباط با کنترل مواد اولیه مؤسسات تولیدی موارد زیر مطرح بوده است:

1. مدیریت تهیه و کنترل مواد
2. تهیه و خرید مواد اولیه
3. نگهداری و انبار داری مواد
4. حسابداری مواد

1 – مدیریت تهیه و کنترل مواد:

در مؤسسات تولیدی کوچک به طور کلی صاحب مؤسسه خود وظیفه کنترل و خرید مواد را بر عهده دارد .

ولی در مؤسسات تولیدی بزرگ نیاز به یک سیستم منظم تهیه و خرید مواد ضروری می نماید و لازم است خریدار مواد اولیه تحت نظر یک مدیریت مناسب و با تشکیلات منظم، دقیق و با سرعت عمل و قدرت هماهنگی با قسمت های مختلف تولیدی دیگر صورت پذیرد تا از ضایع شدن سرمایه جلوگیری شود.

مدیریت تهیه مواد در مؤسسات بزرگ دارای خصوصیات زیر می باشند:

• دارای اطلاعات کافی از مراحل فنی تولید باشد.
• با تجربه باشد و دارای قدرت مدیریت جهت کنترل مجموعه باشد.
• با بازارهای داخلی و خارجی و نحوه تهیه مواد آشنا بوده و آگاه به شرایط اقتصادی باشد.
• با قوانین تجاری، اقتصادی، حقوقی و اصول معاملات آشنا باشد.

2 – تهیه و خرید مواد اولیه :

در مؤسسات بزرگ به طور معمول واحدهای زیر در ارتباط با تهیه مواد درگیر می باشند:

• دایره خرید تدارکات
• دایره کنترل کیفیت و بازرسی
• دایره انبار
• دایره حسابداری مواد

دایره تدارکات :

همان طور از نامش پیداست وظیفه این واحد تهیه و تدارک مواد و ابزار آلات و ملزومات مورد نیاز واحدها و دوایر می باشد.

دایره کنترل کیفیت و بازرسی :

در این قسمت مواد خریداری شده بازرسی می شوند تا قبل از اینکه وارد انبار گردند اطمینان حاصل شود این مواد کیفیت مورد نظر را دارا می باشند و از لحاظ مقدار نیز معادل مورد نیاز و درخواست می باشد.

 واحد انبار :

وظیفه این واحد نگهداری و حفاظت موجودی های مواد از فاسد و ضایع شدن می باشد و در ضمن این واحد وظیفه دارد جابجایی، نقل و انتقال موجودی مواد را به شکلی مناسب و صحیح انجام دهد.

 دایره حسابداری مواد :

این دایره وظیفه ثبت و نگهداری اطلاعات مواد وارده و صادره، از انبار را به عهده دارد.

دایره خرید تدارکات در سیستم تهیه مواد اولیه در موسسات تولیدی و صنعتی چگونه فعالیت می کند ؟

دایره خرید تدارکات وظیفه تهیه و تدارک مواد اولیه، ابزار آلات و تجهیزات مورد نیاز مؤسسات تولیدی را بر عهده دارد.

در این واحد مشخصات و فهرست مواد اولیه مورد نیاز تهیه و در اختیار مأموران خرید قرار داده می شود تا با توجه به درخواستهای خرید و انجام سفارشات نظارت و دقت کافی به عمل آید.

به طور معمول در این واحد پرونده ها و اسامی و آدرس فروشندگان مواد مورد نیاز و لیست قیمت ها و تغییرات آن تهیه و نگهداری می شود تا در صورت لزوم در دسترس باشند.

توجه :

برای آن که دایره خرید اقدام به خرید نماید حتما برگ درخواست سفارش مواد که به امضاء مسئولین مجاز رسیده تهیه گردد که این خود نیز نیاز به اقدامات اولیه دارد.

بنابراین برای انجام عمل خرید توسط دایره خرید نیاز به طی مراحل مقدماتی زیر می باشد:

1 – وصول برگ درخواست خرید که مهمترین عامل خرید می باشد و همچنان که عنوان شد باید به امضاء مسئولین مجاز رسیده باشد.

2 – استعلام بها از فروشندگان و صدور برگ سفارش موقت خرید. در واقع این مرحله واحد خرید از یک یا چند فروشنده استعلام بها می نماید و علاوه بر قیمت کالا و مواد شرایط دیگری همچون مشخصات فنی، شرایط تحویل، تاریخ تحویل و شرایط پرداخت را در مورد فروشندگان مختلف مشخص می نماید.

3 – پس از بررسی و مقایسه پیشنهادهای رسیده فروشندگان و استعلام بها، مناسب ترین آنها را انتخاب و برگ سفارش خریدار را برای فروشندگان ارسال نموده که خود به عنوان یک قرارداد اولیه خرید منظور می شود.

دایره کنترل کیفیت و بازرسی :

وظیفه این دایره کنترل و بررسی مواد خریداری  شده میباشد به این جهت که قبل از آنکه مواد اولیه تهیه شده وارد انبار شود اطمینان حاصل شود که مواد رسیده با مواد درخواست شده اختلافی نداشته باشد و مواد رسیده دارای عیب و نقص نباشد .

در صورتی که مواد و کالای خریداری شده مغایر با درخواست خرید باشد به وسیله دایره خرید به فروشنده اعلام خواهد شد.

وظیفه انبار چیست و چگونه عمل می کند ؟

در مؤسسات تولیدی و بازرگانی بخش عمده ای از دارایی های یک مؤسسه را موجودی مواد اولیه و کالا تشکیل می دهد و مقدار زیادی از نقدینگی و وجوه نقد این مؤسسات به جهت سرمایه گذاری در موجودی مواد و کالا مصرف می شود.

بنابراین مشخص است که اگر این موجودی ها به شکل مناسب و صحیح انبار نشوند و در ارتباط با نگهداری آنها روشهای انبارداری مناسبی به کار گرفته نشود ضرر و زیانهای غیرقابل جبرانی را مؤسسات متحمل خواهند شد.

در ارتباط با انبارداری تنها بحث حفاظت فیزیکی کالا و مواد مطرح نمی باشد چرا که اگر روش انبارداری نیز صحیح و منظم اعمال نگردد ممکن است منجر به کمبود مواد در انبار شود و در نهایت به توقف تولید ختم گردد و ایست تولید باعث زیان گردد .

و برای آنکه توقف تولید صورت نگیرد خرید های فوری و عجولانه نیز می تواند منجر به افزایش هزینه های جانبی تولید شود. خرید های بیش از حد و مناسب مواد نیز باعث انباشته شدن و رکود سرمایه می گردد و همچنین هزینه های انبارداری و ضایعات را افزایش می دهد.

انبار ها در مؤسسات و شرکتهای تولیدی با توجه به نوع فعالیت صنعت تقسیم بندی می شوند.

به طور کلی انبارها به 2 دسته تقسیم خواهند شد :

1. انبارهای مرکزی
2.  انبارهای فرعی

محل انبارها :

انبارها در مؤسسات باید در جایی قرار گیرند که سرعت عمل و کارایی آنها بالا باشد و نزدیک به محل رسید کالا و مواد و محل تولید باشند تا هزینه های نقل و انتقالات کاهش یافته و در ضمن مواد و کالا های پرحجم و سنگین به راحتی در دسترس و در اختیار واحدها و قسمت های مختلف تولید قرار گیرند.

البته به جهت تعیین محل انبار عوامل و فاکتورهای دیگری چون ایمنی را نباید فراموش کرد و باید توجه داشته باشید امروزه مکان یابی در تولید یکی از مباحث گسترده مدیریت تولید می باشد.

در کارخانجات تولیدی بزرگ با توجه به حجم زیاد تولید و تعداد دوایر تولیدی انبارها را نمی توان در جایی مستقر کرد که هم نزدیک رسید کالا و هم نزدیک به دوایر تولیدی باشد.

بنابراین انبارهای فرعی ایجاد می گردند که برای تحویل مواد به قسمتها و دوایر مختلف کارخانه مناسب باشد و هرچند وقت یکبار انجام مرکزی، مواد مورد نیاز واحدهای مختلف تولیدی را برای انبار فرعی ارسال می نماید.

وظایف انبار دار :

• مرتب و تمیز نگه داشتن انبار
• تحویل گرفتن مواد وارده به انبار پس از اطمینان از مطابقت آنها با مشخصات برگ سفارش
• قرار دادن مواد و کالا در جای مناسب
• صدور مواد در مقابل حواله های انبار که به امضاء و تأیید مسئولین مجاز رسیده باشد.
• ارسال تقاضای خرید کالا به اداره خرید و تدارکات

زمان سفارش مواد:

انباردار موظف است مقدار موجودی مواد انبار را در حد مناسب مورد نیاز کنترل نماید. میزان و مقدار مناسب موجودی مواد و کالا در انبار به عوامل و فاکتورهای متعددی همچون مصرف روزانه مواد، مدت زمان رسیدن سفارش به انبار، با صرفه ترین مقدار سفارش و هزینه های نگهداری مواد بستگی دارد.

حد تجدید سفارش مواد :

حد تجدید سفارش در واقع میزان یا مقدار موادی است بین حداقل و حداکثر موجودی که در زمان کاهش میزان موجودی به آن مقدار باید به خرید مواد اقدام نمود تا مطمئن شد قبل از اینکه موجودی مواد به میزان حداقل برسد مواد به انبار خواهد رسید.

حد تجدید سفارش به دو فاکتور زیر بستگی دارد :

1.  حداکثر مصرف روزانه مواد
2.  مدت تحویل مواد سفارش شده

فرمول حد تجدید سفارش :

حداکثر مصرف روزانه مواد × حداکثر مدت وصول مواد = حد تجدید سفارش

حداقل موجودی مواد :

حداقل موجودی مواد مقداری از مواد است که همیشه باید در انبار موجود باشد و یا در واقع مقدار موجودی است که نباید موجودی انبار از آن کمتر شود.

حداقل موجودی مواد به دو عامل بستگی دارد:

• مصرف روزانه و عادی مواد
•  زمان لازم دریافت سفارش جدید

مصرف روزانه ( عادی )مواد:

در واقع مقدار مواد مصرفی روزانه قسمت های مختلف تولید می باشد بنابراین مصرف روزانه مواد بستگی به میزان تولید دارد هرچه تولید افزایش یابد میزان مصرف روزانه نیز افزایش خواهد یافت.

زمان لازم دریافت سفارش جدید:

می دانید که مواد مورد نیاز کارخانه ممکن است از طریق بازار داخل کشور یا خریدهای خارجی تأمین شود که برای تهیه و دریافت سفارش در خرید های خارجی مراحل و تشریفات گشایش اعتبار، حمل و نقل و سایر موارد مطرح می شود.

فرمول محاسبه حداقل موجودی مواد :

( متوسط مصرف روزانه × متوسط مدت تحویل ) – حد تجدید سفارش = حداقل موجودی مواد